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Pourquoi adresser un courrier recommandé au syndic ?

Publié le 24/11/2021 - Mis à jour le 25/11/2021 - Par Fabrice Fontaine

La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Elle regroupe les articles de loi qui encadrent le fonctionnement de la copropriété et notamment les moyens d’interaction entre le syndic et les copropriétaires. Comment échanger avec le syndic ? Faut-il lui envoyer des courriers recommandés pour le saisir ? Dans quelles situations ? Notre guide répond à vos questions.

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1. L’envoi d’un recommandé au syndic de copropriété

Que dit la loi ?

C’est la loi du 10 juillet 1965 qui définit le statut et le fonctionnement de la copropriété. Cependant, la loi ALUR (pour l’accès au logement et un urbanisme rénové) de 2014 a modifié et complété les articles initiaux.

Ainsi, la loi ALUR introduit la possibilité pour les syndics de transmettre aux copropriétaires les notifications et mises en demeure par voie électronique, sous réserve de leur accord préalable.

Comment contacter le syndic ?

Conformément à la décision n° 09-10227 de la Cour de cassation, Chambre civile 3, prononcée le 16 novembre 2011, l’ajout d’une résolution par lettre simple fait encourir la nullité de la résolution correspondante. Toute demande d'ajout de résolution lors d'une assemblée générale est donc à soumettre par lettre recommandée.

En revanche, aucun autre texte législatif ne réglemente la manière dont le syndic de copropriété doit être notifié d’un problème ou d’une réclamation.

Qui peut écrire au syndic de copropriété ?

L’article 10 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 indique qu’’à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale’.

Les notifications au syndic d'un éventuel autre objet / sujet ne sont pas réglementées.

Un locataire peut-il contacter le syndic de copropriété ?

De son côté, un locataire qui réside dans un immeuble en copropriété ne peut ni saisir ni contacter le syndic, hormis si le syndic est en charge de la gestion du logement.

Le syndic et gestionnaire de copropriété n'est donc pas tenu de répondre aux réclamations et demandes d'un locataire.

Les interrogations, réclamations et éventuelles mises en demeure du locataire sont à adresser uniquement à son propriétaire ou bailleur.

Courrier recommandé postal ou lettre recommandée électronique ?

L’envoi par recommandé n’est pas une obligation. Toutefois, si vous souhaitez disposez d’une preuve légale de l’envoi, seul le recommandé avec avis de réception peut apporter cette garantie.

Le saviez-vous ? La lettre recommandée électronique et le courrier recommandé avec accusé de réception au format papier ont la même valeur juridique, à trois conditions :

  • le prestataire choisi pour l’acheminement est responsable des identités du destinataire et de l'expéditeur ;
  • les dates d'expédition et de réception du courrier sont garanties et vérifiables ;
  • l’accord préalable du destinataire (non professionnel) est requis.
 

2. Les contextes pour adresser une lettre recommandée au syndic

Dans quelles situations adresser un recommandé au syndic ?

Certaines situations exceptionnelles et inhérentes au bon fonctionnement de la copropriété peuvent expliquer le recours au recommandé pour contacter le syndic :

L’ajout d’une question ou résolution à l’assemblée générale

La demande d’inscription d’une résolution à l’ordre du jour est à faire par recommandé, avant l’envoi de la convocation à l’AG des copropriétaires.

En effet, seules les résolutions qui figurent à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle peuvent faire l’objet d’un vote. Autrement, le sujet peut être débattu dans le cadre des questions diverses. Si un vote est nécessaire et que la question arrive après la convocation, elle doit être inscrite à l’assemblée suivante.

L’autorisation ou la réalisation de travaux

Certains travaux au sein de la copropriété requièrent l’autorisation des copropriétaires. Comme stipulé dans l’article 25 b de la loi du 10 juillet 1965, ce sont les travaux qui affectent les parties communes ou bien l’aspect extérieur du bâtiment. Un copropriétaire concerné doit donc en demander l’autorisation au cours de l’assemblée générale.

Par ailleurs, un copropriétaire ou un membre du conseil syndical peut demander à faire réaliser des travaux sur les parties communes s’il estime cela nécessaire pour la pérennité du bâti. Dans ce cas, le syndic doit interroger les entreprises compétentes et obtenir des devis pour mise en concurrence. Les prestations proposées sont soumises au vote lors de l’AG pour validation.

Si le montant d’éventuels travaux à effectuer est inférieur à un certain palier (défini en AG), le syndic peut quand même procéder à leur exécution sans l’accord du conseil syndical ou des copropriétaires afin de fluidifier les démarches. Les travaux d’urgence liés à la sauvegarde de l’immeuble peuvent aussi être exécutés sans autorisation préalable (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

La contestation des charges de copropriété

Vous venez de recevoir votre appel de fonds pour le trimestre à venir et vous êtes en désaccord avec le montant indiqué ? Vous pouvez adresser une réclamation au syndic et contester les charges de copropriété.

La contestation des charges peut porter aussi bien sur les charges courantes que sur les charges exceptionnelles. Quelques exemples :

  • un erreur dans le montant à régler ;
  • une hausse subite du montant des charges ;
  • une mauvaise répartition des charges (selon les lots possédés définis en tantièmes ou millièmes de parts).

Le signalement d’un problème de voisinage

En cas de conflit au sein du voisinage, il est possible voire conseillé de solliciter l’intervention du syndic pour mettre fin au différend. Ainsi, un copropriétaire peut saisir le syndic pour faire cesser la situation, que les nuisances soient le fait d’un locataire ou d’un autre copropriétaire.

Quels sont les problèmes potentiels dans la copropriété à signaler au syndic ? Le bruit, les odeurs, l’utilisation abusive des parties communes, le non-respect du règlement intérieur...

Des travaux de copropriété mal effectués

Dans le cadre des travaux réalisés au sein de la copropriété, la vigilance du conseil syndical et des copropriétaires est également de mise. En effet, la conservation de l’immeuble et l'administration des parties communes sont de la responsabilité du syndicat des copropriétaires (article 14 de la loi du 10 juillet 1965).

Si une malfaçon ou un dommage est constaté, si des travaux ont lieu sans autorisation préalable, ou si la procédure légale n’a pas été suivie, mieux vaut en informer immédiatement le syndic.

 

3. Le recommandé au syndic en questions réponses

Les questions les plus fréquentes sur l’envoi de courrier recommandé au syndic de copropriété

Quels types de réclamation peuvent être soumis au syndic ?

Toutes les questions relatives au bon fonctionnement et à la sécurité de la copropriété peuvent être adressées au syndic. Cela concerne aussi bien la gestion et l‘usage des parties communes, les réclamations auprès des prestataires (entretien, travaux), le respect du règlement, la tenue des comptes....

Quelles sont les demandes à formuler par recommandé ?

Seul l’ajout de questions ou résolutions à l’ordre du jour d’une AG doit être notifié au syndic par lettre recommandée.

Faut-il privilégier le recommandé papier ou électronique ?

Peu importe, les deux modes d’envoi ont la même valeur juridique. Dans la mesure où les trois conditions énoncées ci-dessus sont respectées.

Un locataire en copropriété peut-il écrire au syndic ?

Non, le locataire doit adresser ses demandes et réclamations auprès de son propriétaire ou bailleur. Si un locataire contacte tout de même le syndic, ce dernier n’est pas tenu de lui répondre.

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