Comment faire une relance client pour facture impayée ?

Dans le cadre d’une facture client impayée, comment réagir et contacter votre interlocuteur. Que ce soit pour un retard volontaire ou un oubli, vous avez notamment la possibilité de rédiger et transmettre un courrier de relance à votre client. Sous quels délais faire une relance ? Quelles sont les autres options possibles pour un règlement amiable ? Existe-t-il d’autres recours pour demander le paiement de la facture ? Explications.

1. Le non-paiement d’une facture

Les conditions de l’impayé

La facture impayée de la part de votre client peut avoir plusieurs raisons. Le premier motif d’un impayé est une négligence, à savoir le simple oubli de l’échéance. Mais le non-paiement peut aussi être lié à :

• des difficultés financières ;
• un changement d’interlocuteur ;
• un circuit de validation complexe ;
• la contestation de la facture.

Quoi qu’il en soit, quand vous éditez une facture, celle-ci indique une date limite de paiement. Ce délai doit être conforme aux conditions générales de vente en vigueur dans votre entreprise. Les CGV spécifient en effet les modalités de paiement, et peuvent préciser les éventuelles pénalités à payer par le client en cas de retard.

Facture impayée : comment relancer un client ?

Le recouvrement d’une facture impayée est une opération délicate. Il faut faire preuve à la fois de courtoisie et de fermeté. Plusieurs solutions et moyens de communication sont disponibles pour relancer son client et obtenir le paiement d’une facture :

• le téléphone ;
• l’email ;
• le courrier simple ;
• le courrier recommandé ;
• la lettre de mise en demeure.

Dans un premier temps, autant privilégier la lettre simple ou l’envoi d’un courriel. Cela vous permet de disposer d’une preuve par écrit de votre demande de paiement. Et pourquoi ne pas téléphoner au préalable à votre interlocuteur avant de lui adresser une relance par courrier postal ou électronique ?

Pourquoi adresser une lettre de relance pour impayé ?

La lettre de relance rentre dans le processus de règlement à l’amiable du litige financier. Elle donne l’occasion à votre client d’expliquer les raisons de la facture impayée. La recherche du motif vous permet en outre d’anticiper la date de remboursement.

Cette tentative de conciliation constitue un rappel de l’obligation de paiement. Cela vous laisse également la possibilité d’adresser un échéancier au client pour qu’il règle sa dette.

L’objectif de la lettre de relance de paiement, en tant que créancier, est de récupérer au plus vite la somme demandée et de limiter au maximum les encours de trésorerie tout en maintenant la qualité de la relation client.

2. La lettre de relance de paiement

Quand adresser une lettre de relance ?

Comme évoqué précédemment, toute facture émise possède une date d’échéance de paiement. Dès lors que le délai est dépassé, vous êtes en mesure d’adresser une lettre de relance pour retard de paiement.

Les informations à noter dans le courrier de relance

Après le dépassement du délai de paiement, le courrier de relance de la facture adressé au débiteur doit reprendre les informations principales du contrat :

• le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
• le nom et les coordonnées du client ;
• l’objet du courrier ;
• le numéro de facture ;
• le montant de la facture ;
• la date d’échéance du paiement ;
• le rappel de l’obligation de payer ;
• la date du jour ;
• la signature de la lettre.

N’oubliez pas de joindre la copie de la facture impayée à votre lettre de relance.

Le modèle de lettre avec notre service d’envoi en recommandé

Sur Lettre-recommandee.com, nous vous proposons un modèle de lettre de relance pré-rempli. Ainsi, si vous êtes confronté à un impayé, utilisez ce courrier type et renseignez les champs vides relatifs aux parties concernées et à la facture.

Le service d’envoi interactif Lettre-recommandee.com est accessible 24h/24 et 7j/7. Il vous permet à la fois de :

• ajouter des pièces justificatives à votre courrier (comme la photocopie de la facture) ;
• choisir entre un recommandé postal et un recommandé électronique ;
• suivre l'acheminement du courrier de relance en temps réel ;
• recevoir des SMS à chaque étape de la distribution ;
• payer directement l’envoi sur un espace sécurisé.

3. Quelle est la valeur juridique d’une relance client ?

La lettre de relance, une option facultative

Il faut savoir que l’envoi d’une lettre de relance n’est pas une obligation légale. Elle n’a pas de valeur juridique particulière, mais en cas de litige, garder une trace écrite de la demande (avec une preuve d’envoi ou un accusé de réception) peut s’avérer utile.

En cas de réponse du client, qui admet des difficultés de paiement, vous pouvez solliciter une reconnaissance de dette. Le client s’engage alors à effectuer le paiement de la facture à une date exigible. Ce document représente une garantie légale pour le créancier.

L’envoi de lettres de relance

Il est conseillé d’informer votre client de l’impayé avec une première lettre de relance, par lettre simple, dès la fin du délai de paiement. Ce délai est réglementé par la Loi de modernisation de l'économie, qui fixe le paiement à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de l’émission de la facture.

Ensuite, en l’absence de règlement ou sans réponse à la lettre de relance, n’hésitez pas à envoyer un deuxième courrier pour retard de paiement. Cette deuxième lettre peut être adressée dans les 15 jours qui suivent, cette fois par recommandé avec avis de réception.

La deuxième relance est l’occasion d’avertir votre client débiteur d’une future mise en demeure de payer.

Quelle différence avec une lettre de mise en demeure ?

La lettre de mise en demeure pour facture impayée est la dernière étape pour le recouvrement amiable de la créance. Contrairement à la lettre de relance, elle a une valeur légale. Elle indique fermement au débiteur l’exigence du paiement dans un délai proche et raisonnable (maximum 15 jours).

La mise en demeure est une manière d’annoncer au client mauvais payeur que l’affaire va être portée en justice. Ce n’est qu’après l’envoi de la lettre de mise en demeure que vous pouvez faire intervenir un juge, un avocat ou un commissaire de justice.

L’injonction de payer

Si la lettre de mise en demeure reste sans suite, il sera alors temps de demander une injonction de payer auprès d’un juge ou d’un commissaire de justice.

Avant prescription, le créancier rédige une requête qu’il va déposer auprès du greffe de la juridiction compétente.