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Comment rédiger et envoyer une promesse d’embauche ?

Publié le 03/06/2021 - Mis à jour le 04/06/2021 - Par Fabrice Fontaine

Que ce soit pour un employeur ou un salarié, la promesse d’embauche peut constituer une étape importante en vue de la signature d’un contrat de travail. Ce document permet en effet de valider l’engagement des parties avant le recrutement effectif. Quelles sont les spécificités de la promesse d’embauche ? Comment rédiger et envoyer une proposition d’embauche ? Peut-on la rompre et avec quelles conséquences ? Nos experts vous apportent leur éclairage.

 

1. Promesse d’embauche : présentation

Qu’est-ce qu’une promesse d’embauche ?

Dans le cadre d’un processus de recrutement, suite au passage des entretiens, le choix d’un candidat a été validé. Toutefois, si le candidat est encore en contrat dans une autre entreprise, s’il réside à distance du lieu de l’embauche ou si le recrutement se fait en prévision du départ d’un collaborateur à venir, il ne peut signer immédiatement son contrat de travail. C’est là qu’intervient la promesse d’embauche.

La promesse d’embauche, rédigée par le futur employeur, permet à la fois d’acter la volonté de l’entreprise et de garantir au candidat sa future embauche.

Le saviez-vous ? Une seule promesse d’embauche ne peut être rédigée et transmise pour un même emploi.

Quelle est la valeur juridique d’une promesse d’embauche ?

Jusqu’à l’ordonnance du 10 février 2016, la promesse d’embauche avait une valeur juridique et constituait un contrat de travail. Toutefois, depuis l’entrée en vigueur de cette ordonnance, la législation distingue désormais deux actes :

  • l’offre de contrat de travail ;
  • la promesse unilatérale de contrat de travail.

La législation a également évolué le 21 septembre 2017. Les arrêts n°2063 et 2064 de la Cour de cassation ont en effet modifié la notion de ‘promesse d’embauche’ qui est devenue caduque.

Offre de contrat de travail vs. promesse unilatérale d’embauche

Présentation de l’offre de contrat de travail

L’offre de contrat de travail exprime l’engagement de l’employeur d’être lié en cas d’acceptation par le salarié. Cette offre peut être rétractée librement par l’employeur :

  • tant que le destinataire n’a pas réceptionné le document ;
  • avant l’expiration du délai fixé ;
  • à l’issue d’un délai raisonnable.

Présentation de la promesse unilatérale de contrat de travail

De son côté, la promesse unilatérale donne possibilité au candidat d’opter pour la conclusion du contrat de travail. C’est un document pour lequel il ne manque que la signature et l’aval du salarié. La promesse unilatérale vaut contrat de travail. Elle offre donc davantage de sécurité et de garanties au futur employé.

Les types de contrat de travail concernés

Tous les contrats de travail peuvent être concernés par l’envoi d’une promesse unilatérale ou offre d’embauche. Par exemple :

  • le contrat à durée indéterminée (CDI) ;
  • le contrat à durée indéterminée (CDD) ;
  • le contrat de travail temporaire ;
  • le contrat de professionnalisation ou en alternance ;
  • le contrat d’apprentissage.

Dans quels autres cadres utiliser une proposition d’embauche ?

La proposition de contrat de travail n’est pas utile que pour sécuriser un futur recrutement. En effet, d’autres situations peuvent requérir ce type de document. Ainsi, la promesse d’embauche fait partie des justificatifs pour pouvoir accéder à une location immobilière.

Elle n’est en revanche pas suffisante pour obtenir un prêt immobilier. Mais cela ne doit pas empêcher un candidat en cours de recrutement de préparer son dossier d’emprunt dans l’attente de la signature effective du contrat.

 

2. La rédaction de la lettre de promesse d’embauche

Quelles informations intégrer dans la promesse d’embauche ?

L’offre de contrat comme la promesse unilatérale doivent contenir un certain nombre d’informations relatives au poste à pourvoir. Voici les principales à indiquer :

  • le nom et les coordonnées de l’entreprise ;
  • l’emploi proposé et le statut du poste ;
  • le type de contrat proposé ;
  • la date d'entrée en fonction ;
  • la rémunération ;
  • les horaires de travail ;
  • le lieu d’exercice de l’activité professionnelle ;
  • le nom et les coordonnées du candidat retenu.

Autres éléments importants

Par ailleurs, lors de l’établissement de la promesse d’embauche, il peut être judicieux de rajouter des informations complémentaires concernant le contrat. Vous pouvez notamment introduire un délai d’acceptation au-delà duquel la proposition ne peut plus être refusée par le candidat.

En dehors de cette date limite, le document peut également spécifier les missions à réaliser, le renouvellement de la période d’essai, la convention collective applicable et les avantages sociaux (tickets restaurant, véhicule de service ou de fonction, épargne salariale, intéressement…) auxquels le candidat pourra prétendre une fois le contrat signé.

Les conditions suspensives de la promesse d’embauche

La promesse de recrutement peut être soumise à des conditions. On parle alors de ‘promesse d’embauche conditionnelle’. Voici quelques exemples :

  • l’obtention d’un diplôme ;
  • la signature d’un contrat commercial ;
  • le gain d’un appel d’offres ;
  • création d’un nouveau service ou établissement au sein de l’entreprise ;
  • départ effectif d’un salarié.
 

3. Document-type et envoi de la promesse d’embauche

Modèle de promesse d’embauche

Pour faciliter la rédaction de votre offre ou promesse unilatérale de contrat de travail, nous vous proposons un modèle à reprendre et personnaliser. Cet exemple est à dater et signer, directement en ligne sur notre site.

Nom de l’expéditeur
Nom de l’entreprise
Adresse de l’entreprise

Nom du candidat destinataire
Adresse du candidat destinataire

Lettre recommandée avec accusé de réception

À (Ville), le (Date du jour)

Objet : Promesse unilatérale / Offre de contrat de travail

Madame / Monsieur (Nom du candidat),

Suite à nos différents échanges et entretiens, nous avons le plaisir de vous proposer un contrat de travail en (Type de contrat) pour le poste de (Titre du poste).

Dans le cadre de cet emploi, vous serez amené à effectuer les missions suivantes :

  • Description de la mission 1
  • Description de la mission 2
  • Description de la mission 3...

Vous pourrez prendre vos fonctions à compter du (Date de la prise du poste) à l’adresse suivante : (Adresse complète de la société).

Votre rémunération mensuelle brute sera de (Montant) euros, pour un volume horaire mensualisé de (Nombre d’heures par mois) heures. Vos horaires de travail seront les suivants : de (Horaire de démarrage) à (Horaire de fin), avec une pause entre … et … heures (Horaires de déjeuner).

Votre contrat de travail ne sera définitif qu’à l’issue d’une période d’essai de (Durée de la période d’essai exprimée en jours, semaines ou mois) de travail effectif. Durant cette période, chacune des deux parties pourra rompre le contrat librement, en respectant le délai de prévenance prévu aux articles L. 1221-25 et L. 1221-26 du Code du travail.

Vous êtes libre de nous donner votre accord en nous adressant une réponse écrite mentionnant que vous consentez aux conditions décrites ci-dessus, par email, fax ou courrier postal d’ici le (Date limite).

Veuillez agréer, Madame / Monsieur (Nom du candidat), l’expression de nos sentiments distingués.

Signature de l’employeur

Signature du candidat

Par quels moyens envoyer la proposition de recrutement ?

Aucune obligation légale n’est à respecter en ce qui concerne la forme de la promesse d’embauche. Elle peut ainsi prendre plusieurs formes, l’écrit tout comme l’oral. Attention à la promesse faite à l’oral : en cas de litige, il n’y aura aucune preuve de son existence.

Il est donc préférable, pour les deux parties, d’émettre la promesse sous une forme écrite : SMS, courrier électronique, fax, lettre postale simple, courrier recommandé.

Le saviez-vous ? La promesse d’embauche en CDI, CDD ou autre est à formaliser en deux exemplaires. Elle doit porter la signature des deux parties. Chacune des parties en conserve un exemplaire afin de faire valoir ce que de droit.

L’envoi par courrier recommandé

Vous souhaitez garantir la bonne réception du courrier ? Avec Lettre-recommandee.com, vous ne disposez pas seulement d’un exemple de promesse unilatérale ou d’offre de contrat.

Notre service d’envoi de recommandé en ligne vous permet de confirmer votre engagement de recruter le candidat retenu, en indiquant les coordonnées du destinataire et en validant l’envoi du document après paiement sécurisé.

Ce service est disponible 24h/24, depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Plus besoin de vous déplacer jusqu’au bureau de poste le plus proche.

 

4. La rupture de la promesse d’embauche

La promesse d’embauche doit respecter certaines formalités. Elle a valeur d’engagement pour son auteur et a des effets sur le destinataire. Quelques précisions sous forme de questions réponses en cas de rupture de la proposition.

Peut-on rompre une proposition de recrutement signée ?

La rupture de la proposition de contrat de travail est aussi bien valable pour le candidat que pour l’employeur. En effet, depuis 2016, l’offre de contrat peut être rétractée. Quant à la promesse unilatérale, elle nécessite l’accord du candidat pour être validée.

Y a-t-il un délai particulier à mentionner dans le document ?

Au moment de formaliser la promesse de contrat de travail, et quelle que soit la modalité du document, il est possible d’introduire un délai de réflexion pour le candidat. Cela fixe une date limite pour transmettre son acceptation ou décliner la proposition.

Que se passe-t-il à l’expiration de la date limite fixée ?

Après expiration du délai et en l’absence de confirmation de la part du candidat, la proposition ne tient plus. Et si l’engagement pris n’est pas respecté, en dehors du délai, par l’une ou l’autre partie, cela peut entraîner des sanctions et dédommagements.

Quelles conséquences en cas de rétractation de l’offre de contrat ?

L'offre de contrat de travail doit mentionner une période pendant laquelle la rétractation est possible. Après ce délai, si l’engagement convenu n’est pas respecté par l’employeur, alors le candidat peut demander des dommages et intérêts.

Quelles conséquences en cas de rupture de la promesse unilatérale ?

La promesse unilatérale, qui vaut pour contrat de travail, peut inclure un délai de réponse. Pendant cette période, le candidat peut librement décliner l’offre. Mais une fois le délai expiré, il doit tenir son engagement sous peine de verser des dommages et intérêts à l’employeur.

La promesse unilatérale ne peut pas être rétractée par l’employeur. Dans le cas inverse, la rétractation est considérée comme un licenciement sans cause réelle. L’employeur s’expose alors à devoir payer une indemnité compensatrice.

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