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Pourquoi et comment informer un client d’une rupture de stock ?

Publié le 03/09/2021 - Mis à jour le 07/09/2021 - Par Fabrice Fontaine

Vous venez de recevoir une commande d’un client ? En raison d’une rupture de stock, vous ne pouvez honorer cette commande en temps et en heure. Pourquoi faut-il prévenir son client ? Comment l’informer ? Nos conseils pour avertir le client, avec un modèle de lettre de rupture de stock.

 

1. Pourquoi informer son client d’une rupture de stock ?

De multiples raisons vous incitent à informer votre client d’un retard de livraison ou d’une éventuelle incapacité à répondre favorablement à une commande. Faire preuve de transparence, se mettre à la place du client, garder une relation basée sur la confiance, se projeter sur de prochaines commandes… Précisions.

Maintenir une relation de confiance

La première des raisons pour notifier son problème de stock est de miser sur la transparence. Que l’indisponibilité des produits commandés soit temporaire ou plus longue, le client attend ses produits et fournitures. Il est donc indispensable de lui en expliquer la cause, même brièvement.

La rupture des stocks peut être due à un afflux des commandes, à une rupture dans la chaîne d’approvisionnement, à une pénurie de matières premières, ou à un blocage des frontières pour le transport de fret. Vous n’avez pas besoin de rentrer dans les détails.

Anticiper les besoins du client

La commande du client répond à des besoins actuels, voire ponctuels. Mais son offre de services peut évoluer avec les tendances du marché ou la dynamique de croissance. Il se peut que votre client soit ainsi en cours de changement de gamme.

Cette rupture de stock peut donc servir d’opportunité afin d’identifier les futurs besoins de votre client. Un bon moyen de tourner la situation en faveur de votre entreprise.

Trouver une solution amiable

Vous êtes dans l’impossibilité de livrer les produits commandés ? Qu’à cela ne tienne ! Vous devez absolument imaginer et formuler des solutions de remplacement.

Un délai supplémentaire le temps de refaire vos stocks ? Un produit de rechange qui peut répondre de manière satisfaisante aux demandes du client ? Le contact d’un fournisseur partenaire qui a du stock ?

 

2. La lettre de rupture de stock de marchandises et fournitures

Dès que la rupture de son stock de marchandises et fournitures est constatée, tâchez d’en comprendre l’origine. Ensuite, il sera temps de prendre contact avec votre clientèle. Certains moyens de communication sont à privilégier. Explications.

Un premier échange par téléphone

Au préalable, n'hésitez pas à appeler directement votre interlocuteur. L’échange téléphonique permet de gagner du temps, d’offrir un climat plus propice à la discussion et de sonder votre client sur ses réelles attentes.

La lettre viendra en confirmation de ce premier contact, et pourra constituer une preuve formelle de votre échange.

Quand envoyer sa lettre suite à une commande client ?

Un fournisseur doit toujours faire preuve de réactivité vis-à-vis de sa clientèle. Mieux vaut contacter votre client et lui adresser votre lettre dans les plus brefs délais pour que celui-ci puisse étudier la situation et prendre une décision selon son planning et ses échéances.

Les informations primordiales pour avertir d’une rupture de stock

La lettre de rupture de stock doit reprendre les éléments à votre connaissance et éventuellement rappeler les mots échangés lors d’un précédent contact client :

  • la date du jour ;
  • le rappel de la commande (numéro, montant) ;
  • les raisons et les conséquences de la rupture de stock ;
  • la description d’un échange préalable éventuel ;
  • les solutions envisagées.
 

3.Un modèle de lettre de rupture de stock

La lettre type

Retrouvez un exemple de lettre à adresser à votre client. Ce modèle de lettre reprend toutes les informations essentielles évoquées précédemment afin de notifier à votre client une rupture de stock dans vos marchandises ou matières premières.

Lettre recommandée avec accusé de réception

(Lieu), le (date)

Objet : Rupture de stock

(Madame, Monsieur, Nom du client),

Nous avons bien reçu votre commande n° (Numéro de la commande) pour la somme de XXX euros (Montant de la commande) et nous vous en remercions.

Toutefois, en raison d’une rupture de stock, nous ne sommes pas en mesure d’honorer actuellement la livraison de cette commande, dans les délais impartis. Veuillez nous excuser pour le désagrément causé.

Suite à notre échange du (Date du contact) et comme évoqué ensemble par téléphone, nous vous proposons deux alternatives :

  • Nous accorder un délai supplémentaire d’un mois (Durée du délai demandé) pour vous livrer l’ensemble des pièces
  • Remplacer votre commande par un produit équivalent au sein de notre gamme (Référence et présentation du produit)

N’hésitez pas à nous recontacter directement par téléphone ou par email afin de convenir de la solution la plus adéquate.

Bien cordialement,
(Nom prénom du prestataire)
Signature du prestataire)

L’envoi en recommandé avec notre solution digitale

Avec Lettre-recommandee.com, vous bénéficierez non seulement d’un exemple de lettre à personnaliser mais aussi d’une solution d’envoi en ligne. En effet, vous avez complété la lettre de rupture de stock en renseignant :

  • vos coordonnées ;
  • celles de votre client ;
  • l’objet du courrier ;
  • les raisons de la rupture de stock ;
  • une proposition de solution alternative.

Ensuite, vous pouvez signer le courrier et l’envoyer directement par recommandé avec avis de réception. À chaque étape de l’acheminement, vous recevez un email de confirmation, jusqu’à réception de la lettre par le destinataire.

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