Envoyez vos recommandés, sans vous déplacer

  • Des modèles de lettre à personnaliser en 2 minutes
  • Des recommandés envoyés par notre partenaire La Poste
  • Aucun déplacement, vous gagnez du temps !

Comment rédiger une lettre de conciliation ?

Publié le 23/11/2021 - Mis à jour le 24/11/2021 - Par Fabrice Fontaine

Qu’est-ce que la conciliation ? Quels sont les litiges à pouvoir en faire l’objet ? La conciliation est-elle soumise à des conditions particulières ? Présentation de ce mode de règlement à l’amiable, de la procédure et des missions du conciliateur.

Lettre Recommandée -Demander une tentative de conciliation
 

1. Conciliation : les litiges en cause

Pourquoi demander une conciliation ? Sont concernés les litiges d’ordre privé, professionnel ou commercial. En voici le détail avec des exemples de conflits.

Les litiges entre personnes

  • certains différends familiaux et conjugaux (divorce) ;
  • les dettes et créances entre personnes ;
  • l’achat et la vente entre personnes.

Les litiges et troubles de voisinage

  • le bruit (tapage nocturne, bricolage, animaux) ;
  • la fumée ou les odeurs ;
  • l’utilisation des passages et servitudes ;
  • les encombrements et restrictions de passage ;
  • les limites de terrain, le bornage, la mitoyenneté ;
  • la taille des haies, la hauteur des arbres, le débordement.

Les litiges et relations entre propriétaires / bailleurs et locataires

  • l’état des lieux (entrée ou sortie) ;
  • le bail ;
  • le dépôt de garantie ;
  • l’insalubrité ;
  • le paiement des loyers et charges ;
  • l’abandon des lieux.

Les litiges et problèmes de copropriété

Les litiges de la consommation

  • les contrats avec les sociétés de transports et de voyages ;
  • les contrats avec les opérateurs (téléphone, énergie, eau) ;
  • les contrats et services avec la banque et l’assurance ;
  • les prestations liées à la construction, à l’aménagement, aux réparations ;
  • l’achat et la vente à distance ;
  • la livraison de colis endommagé.

Les litiges entre commerçants

  • les baux commerciaux ;
  • les diifférends entre entreprises ;
  • les baux ruraux ;
  • le droit rural.
 

2. Les conditions pour demander une conciliation

Qu’est-ce que la conciliation ?

Comme défini sur le site des conciliateurs de France, la conciliation de justice est un ‘mode amiable de règlement des différends (MARD)’. En ce sens, la conciliation est très proche de la médiation. La principale différence est qu’elle fait appel à un conciliateur de justice pour régler le différend.

La conciliation a pour but de régler principalement les litiges et conflits de la vie quotidienne, sans passer par une action en justice.

Quelles conditions à la demande de conciliation ?

Au préalable de la saisine du conciliateur, il est indispensable d’avoir essayé de trouver une solution amiable entre les parties qui s’opposent. En effet, la ou les tentatives de règlement amiable sont à expliquer et prouver pour solliciter l’intervention du conciliateur.

Par ailleurs, comme précisé par l’article 4 du décret n°2019-1333 du 11 décembre 2019, qui crée l’article 750-1 du Code de procédure civile, le montant du différend ne doit pas excéder 5000 euros.

Le recours à un dispositif amiable comme la conciliation est obligatoire avant de s’adresser à la justice dans la plupart des conflits de voisinage ou en cas de demande inférieure à 5 000 €. À défaut, la demande en justice est irrecevable.

Les alternatives à la conciliation

Il existe plusieurs alternatives à la conciliation :

  • la médiation ;
  • la transaction ;
  • la procédure judiciaire.

Dans le cadre d’une médiation, il faut également avoir cherché initialement un règlement amiable. Si aucun compromis n’a été trouvé, il est possible de recourir, selon l’objet du litige, à un médiateur de service public, à un médiateur de la consommation, à une médiation de fédération ou bien à une société de médiateurs.

La transaction consiste en un accord écrit par lequel les parties mettent un terme au litige. La base de cet accord repose sur l’inclusion de concessions réciproques. Le demandeur indique renoncer à intenter une action en justice. En contrepartie, une somme d’argent lui est versée ‘à titre global, définitif et forfaitaire’.

Il reste envisageable de privilégier directement la voie judiciaire. Cependant, un procès est une procédure longue et coûteuse. C’est pourquoi la loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice favorise les modes alternatifs de règlement des litiges.

 

3. La procédure de conciliation

À qui s’adresser ?

In fine, c’est le conciliateur de justice qui est saisi. Il existe plusieurs manières de recourir à ses services et compétences.

À l’initiative de l’une ou des deux parties, le conciliateur peut être contacté directement via le greffe du tribunal judiciaire le plus proche. Il s’agit d’une conciliation conventionnelle ou extrajudiciaire. L’ensemble des tribunaux sur le territoire figurent sur l’annuaire du ministère de la Justice.

La conciliation peut aussi être demandée à l’initiative du juge, s’il en estime l’utilité, et ce quel que soit le moment de la procédure. On parle alors de conciliation déléguée ou judiciaire.

Les étapes de la conciliation

Lors d’une conciliation conventionnelle, le conciliateur va effectuer les démarches suivantes :

  • organisation d’une réunion de conciliation (ou plusieurs) entre le demandeur et le défenseur ;
  • écoute des arguments des parties ;
  • visite éventuelle du lieu du différend ;
  • écoute éventuelle de personnes tierces ;
  • proposition de compromis.

En cas de délégation de pouvoir par le juge, une audience de conciliation tient lieu. Le conciliateur peut siéger aux côtés du juge. L’audience est une réunion d’écoute et de dialogue à la fin de laquelle un accord peut être trouvé.

Tentative de conciliation : suite à l’accord

Un accord partiel ou total a été trouvé ? Le conciliateur établit un constat d’accord dans lequel il énumère les engagements pris par chaque partie. Le constat est signé par le demandeur et par le défenseur des droits. Cet accord est confidentiel et les parties sont tenues à leurs obligations respectives.

Le rôle du conciliateur s’arrête là. Le respect des engagements et leur exécution sont à appliquer par les parties, qui peuvent demander au juge compétent la force exécutoire du constat. Si les engagements ne sont pas respectés, l’une ou l’autre des parties peut avoir recours à un huissier de justice.

Échec de la conciliation : les suites

Si la conciliation du contentieux échoue, c’est-à-dire si les parties ne sont pas parvenues à trouver le moindre accord, alors la procédure peut continuer. Un constat d’échec est rédigé.

Conciliation conventionnelle Conciliation déléguée
Saisine possible de la juridiction compétente Retour au tribunal
 

4. Exemple de lettre pour tenter une conciliation

Tentative préalable de conciliation auprès du tribunal judiciaire

Lettre recommandée avec accusé de réception

Vos nom et prénom
Votre adresse postale
Code postal Ville
Votre numéro de téléphone

Tribunal judiciaire à proximité
Adresse complète
Code postal Ville

À (Lieu), le (Date du jour)

Objet : Tentative de conciliation

(Madame la greffière, Monsieur le greffier,)

Je soussigné(e), (Madame/Monsieur Nom Prénom), vous sollicite pour bien vouloir convoquer (Madame / Monsieur / la société) … à une tentative préalable de conciliation, conformément aux dispositions de l'article 830 du Code de procédure civile.

En effet, un litige m’oppose à cette (personne/entreprise) (Nom du défendeur). Voici le rappel des faits : ……… (Résumé du litige).

J’ai essayé de résoudre le conflit à l’amiable. Ainsi, … (Description des tentatives de résolution). Cependant, (Madame / Monsieur / la société) … continue à refuser mes propositions. … (Description des refus de conciliation).

Par conséquent, je souhaite votre intervention pour obtenir réparation du préjudice, à hauteur de .... euros (Montant demandé).

Veuillez trouver ci-joint les documents qui justifient ma demande.

Je vous prie d’agréer, (Madame la greffière, Monsieur le greffier,) l’assurance de ma considération distinguée.

(Signature)

P.J. : liste des documents en pièces jointes

Comment adresser sa demande de conciliation ?

La demande de conciliation, par l’une ou l’autre des parties, ou par les deux, peut être :

  • faite à l’oral devant le tribunal judiciaire ;
  • effectuée et rédigée sur place ;
  • remplie auparavant et déposée au tribunal judiciaire ;
  • adressée par courrier au greffe du tribunal judiciaire compétent.

La demande de tentative de conciliation est à faire sur papier libre (en reprenant le modèle ci-dessus), par courrier recommandé, ou bien en téléchargeant le formulaire Cerfa 15728*02.

 

5. La conciliation en questions réponses

Les questions les plus fréquentes sur la conciliation

La tentative de conciliation est-elle payante ?

Non. La procédure de conciliation devant le tribunal judiciaire n’implique pas de frais. Elle est à la fois simple (peu de formalités), rapide (3 mois maximum) et entièrement gratuite.

La proposition de conciliation a-t-elle une force exécutoire ?

Non, quelle que soit la solution émise par le conciliateur de justice. Dans le cadre du différend, si l’une des parties s’oppose à la conciliation, un constat d’échec est prononcé.

Que signifie le constat d’accord homologué par le juge ?

Lorsqu’un accord - même partiel - est trouvé entre les parties en litige, on parle de conciliation de justice réussie. Cet accord peut être homologué par le juge. Dans ce cas, l'homologation a valeur de jugement et donne une force exécutoire au constat.

Quelles sont les exceptions à la conciliation ?

Dans certaines situations, la conciliation n’est pas possible ou autorisée. Voici les situations pour lesquelles la demande de conciliation est considérée comme irrecevable :

  • il y a eu recours à un autre mode amiable de règlement (médiation) ;
  • le préjudice est supérieur à 5000€ ;
  • le conflit est d’ordre familial (pension alimentaire, garde d’enfants) ou d’état civil ;
  • le différend a lieu avec l'administration.

En matière de location, un recours préalable à la commission départementale de conciliation est parfois obligatoire. La saisine de la commission départementale est ainsi requise si le litige oppose un locataire à son bailleur au sujet d’un bail d’habitation ou d’un bail mixte habitation et professionnel.

Nos guides juridiques similaires