Comment rédiger une lettre d’excuse pour retard de paiement ?

Suite à un retard de paiement, vous avez reçu une lettre de relance d’un fournisseur. Comment répondre afin de conserver une relation de confiance ? Nos conseils pour expliquer la facture impayée, formaliser une lettre d’excuse et procéder au règlement de la somme.

1. Retard de paiement : pourquoi une lettre d’excuse ?

Une simple négligence avec dépassement de délai

Tout retard de paiement peut impacter les finances de votre fournisseur.

Le service comptabilité d’une entreprise n’a pas toujours de rappel pour effectuer chaque paiement aux fournisseurs à l’échéance prévue. Dans le cas d’un délai dépassé et d’une omission involontaire, on parlera de simple négligence de votre part.

Conserver une relation fournisseur de qualité

Quel que soit le motif invoqué et le délai de dépassement, il faut savoir se mettre à la place de votre interlocuteur. Une entreprise qui fabrique des produits ou fournit des services peut être confrontée à des clients réticents à payer dans les délais. Vous connaissez donc les contraintes et difficultés posées par un processus de recouvrement de créances.

De plus, si vous avez fait appel à ce fournisseur et conclu un contrat, c’est que vous en avez besoin, peut-être au-delà de cette prestation. Vous avez donc tout intérêt à maintenir une bonne relation. Autrement, vous serez forcé à trouver un nouveau fournisseur.

Quand renvoyer sa lettre d’excuse ?

Le plus simple, toujours dans l’optique de préserver la relation fournisseur, est de répondre dans les meilleurs délais.

Dans une première lettre de relance, un fournisseur peut éventuellement indiquer un délai pour transmettre une réponse et demander le règlement de la dette. Ce délai est à respecter.

Si la lettre d’excuse intervient après une seconde relance ou une mise en demeure de payer, répondez que possible afin d’éviter des pénalités de retard (dommages-intérêts) ou des poursuites judiciaires.

Il faut garder en mémoire que, quelle que soit la phase du recouvrement, mieux vaut adresser une réponse à son fournisseur dans les 15 jours.

2. Comment formaliser sa lettre d’excuse ?

Accuser réception de la lettre de relance

La première chose à indiquer dans sa lettre d’excuse est de confirmer la réception de la lettre de relance. N’hésitez pas à confirmer toutes les informations liées au contrat signé et à la facture impayée :

• l’objet ;
• le numéro ;
• le montant ;
• la date d’émission ;
• la date d’échéance (si précisé).

Reconnaître le retard de paiement

La relance de paiement ne souffre aucune contestation ? Pour éviter tout malentendu avec votre fournisseur, indiquez dans le courrier de réponse, reconnaissez le retard de paiement.

Pour davantage de transparence, mais sans obligation aucune, vous pouvez également expliquer la situation qui a conduit à l’impayé dans les délais.

Effectuer le paiement de la facture

Si vos finances le permettent, procédez au règlement du montant de la facture avec la lettre d’excuse. Trois solutions restent possibles :

• effectuer le paiement de suite par virement ;
• joindre le paiement par chèque ;
• notifier la date de paiement prévisionnel.

Demander un échéancier de paiement

Si le retard de paiement est dû à un manque de trésorerie, n’hésitez pas à proposer soit un délai supplémentaire de paiement soit à fixer un calendrier avec le versement de la somme en plusieurs échéances.

3. Le courrier d’excuse avec Lettre-recommandee.com

Un modèle de lettre d’excuse prêt à l’emploi

Retrouvez sur le site www.lettre-recommandee.com de nombreux modèles de lettre pour faciliter vos démarches avec l'administration publique ou relatives à votre activité commerciale.

Un exemple de lettre d’excuse est ainsi disponible. Ce courrier-type accuse réception du rappel de paiement, explique les raisons de l’impayé et suggère une date de règlement de facture.

Bien évidemment, la lettre est à personnaliser selon votre situation. Il vous suffit notamment de spécifier les coordonnées des parties (du débiteur et du créancier), d’indiquer le numéro de la facture et d’actualiser le motif invoqué pour le retard du paiement.

Un service de paiement, d’envoi et de suivi 100% en ligne

Avec Lettre-recommandee.com, toute la procédure relative à votre lettre d’excuse se fait en ligne, de la rédaction à la réception par le destinataire, en passant par le paiement et l’envoi du courrier recommandé.

En effet, le paiement de la lettre d’excuse est sécurisé sur notre interface. Vous pouvez opter pour un paiement par carte bancaire ou compte Paypal. De plus, après validation de l’envoi, vous recevez un code afin de suivre l’acheminement de la lettre d’excuse jusqu'à votre fournisseur.

Des options complémentaires simples et utiles

Pour renforcer la simplicité d’usage, notre outil vous propose d’autres options :

• l’ajout de pièce(s) jointe(s), gratuitement ;
• le suivi du courrier par SMS, à 0,99€.