La location de salle des fêtes : conseils et lettre de réservation

Pour organiser un évènement personnel, professionnel ou associatif, vous cherchez un local gratuit ou peu cher ? Louer la salle des fêtes d’une commune peut être une bonne solution. Qui peut la réserver ? Comment demander sa location ? Ce guide revient sur les démarches à réaliser. Retrouvez en bonus notre modèle de lettre à envoyer à la mairie.

1. Louer une salle des fêtes : qui et pour quoi ?

Qui peut demander la mise à disposition d’une salle polyvalente ?

La location d’une salle municipale est ouverte à tous et à tout type d'événement. Détaillons cela. Peuvent demander la mise à disposition d’une salle :

• des associations ;
• des particuliers ;
• des entreprises…

Il n’y a pas d’obligation à être domicilié dans la commune pour accéder à la location. Toutefois, vous ne bénéficierez probablement pas de la priorité sur les dates.

Pour quelles occasions est-il possible de louer un local municipal ?

Il est possible d’y organiser des évènements de toute sorte, comme :

• des mariages ;
• des conférences ;
• des spectacles ;
• des expositions ;
• des anniversaires ;
• des baptêmes…

Auprès de qui faire la réservation ?

Il faut se tourner vers la mairie. En fonction de la taille de la localité, un service peut être spécialement dédié à l'événementiel ou aux infrastructures.

Dans le cas de location pour une réunion ou une assemblée générale, envisagez de demander des locaux moins festifs. La mairie pourra vous proposer des bureaux.

2. Location d’une salle des fêtes : prix et paiement

Quel est le prix d’une salle municipale ?

Le local présente l’avantage d’afficher un prix réduit par rapport à une salle de réception privée. Le plus souvent, il est gratuit pour les associations de la commune et à tarif préférentiel pour les résidents.

Soyez vigilant sur le montant proposé. Selon les mairies, celui-ci peut inclure ou non des équipements (tables, chaises, réfrigérateurs, couverts…).

Quel paiement pour la réservation ?

Comme pour de nombreuses locations de salle de réception, une avance vous sera probablement demandée. Il peut s’agir :

• d’arrhes : une avance sans engagement. Autrement dit, chacune des parties dispose du droit d’annuler la réservation ;
• d’acompte : avance avec engagement. En cas d’annulation, des dommages et intérêts sont envisageables.

Par ailleurs, une caution d’un montant fixé par la mairie est à régler avant votre événement. Il s’agit d’une somme qui sera encaissée en cas de dégradation.

Le plus souvent, ces différentes dépenses sont à faire par chèque et à déposer en mairie ou à envoyer par courrier. Le recommandé est alors préférable.

3. Comment réserver une salle communale ?

Les moyens pour louer un local auprès de la mairie

Pour faire la réservation, vous pouvez :

• vous rendre en mairie ;
• envoyer un mail ;
• envoyer un courrier sur papier libre.

Notez qu’un appel téléphonique ne sera pas suffisant. En cas d’erreur, de mauvaise compréhension ou d’oubli de votre interlocuteur, vous ne disposerez pas de preuve écrite à présenter.

Le mieux est d’envoyer un recommandé avec accusé de réception. Cet accusé constitue une preuve irréfutable de votre démarche et de la date à laquelle vous l’avez effectuée.

Le dossier de réservation et les pièces à fournir

Votre mairie vous a délivré ou envoyé un dossier de réservation ? Il peut accompagner votre lettre de demande ou être remis ultérieurement.

En plus du dossier, des éléments seront exigés pour louer la salle polyvalente. Ceux-ci sont susceptibles de varier d’une mairie à une autre. Dans la majorité des cas, seront attendus :

• une copie de la pièce d'identité du loueur ;
• le règlement intérieur signé ;
• une attestation de responsabilité civile ;
• un justificatif de domicile ;
• un justificatif d’activité si la démarche n’est pas faite par et pour un particulier.

Tout comme la lettre de demande, vous pouvez remettre le dossier en main propre, le scanner et le renvoyer par mail ou encore l’envoyer par courrier. Avec Lettre-recommandee.com, il est possible de le télécharger et de le joindre à votre lettre de demande.

Notre lettre type à envoyer à mairie

Parce que nous souhaitons faciliter votre démarche de réservation, nous vous proposons un exemple de courrier à faire parvenir à votre mairie.

Lettre-recommandee.com, le service d’envoi chez vous

Au-delà de la préparation de votre lettre, notre service vous permet d’envoyer votre courrier depuis chez vous. Une fois que votre lettre est prête, il vous suffit de régler et de valider l’expédition. Elle est confiée à La Poste qui se charge de l’imprimer et de la livrer en main propre à votre mairie.

Bien que la démarche soit 100 % en ligne, la mairie se verra distribuer un courrier papier.

Vous obtiendrez une preuve de dépôt, un suivi, un accusé de réception et une copie de votre lettre. Ils seront rangés dans votre espace client Lettre-recommandee.com.

5. FAQ autour de la location d’une salle municipale

Comment envoyer ma demande de location ?

Vous pouvez l’envoyer par recommandé avec accusé de réception pour un maximum de précaution. Vous pouvez aussi la transmettre à la mairie par mail ou sur place.

Puis-je avoir une mise à disposition gratuite d’un local communal pour une association ?

Oui, les mairies mettent à disposition gratuitement des salles pour les réunions et événements d’associations établies dans la commune.

Quels documents sont exigés pour réserver une salle des fêtes ?

Vous seront demandés une copie de votre pièce d’identité, un justificatif de domicile et une attestation de responsabilité civile. Pour une salle des fêtes, vous devrez également signer le règlement intérieur. Vous êtes une entreprise ou une association ? Des justificatifs liés à votre statut seront à fournir.